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Auswahl und Einführung von ERP-Systemen

Die Auswahl und Einführung des passenden ERP-Systems ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Mit der richtigen Software können Unternehmen ihre Prozesse um ein Vielfaches optimieren und Abläufe effizienter gestalten. Voraussetzung dafür ist jedoch ein sorgfältiger Auswahl- und Einführungsprozess, der oft komplex ist und sich über einen langen Projektzeitraum erstreckt.

Die richtige ERP-Auswahl treffen ist ein echter Schritt und legt wichtige Grundsteine für die Zukunft. Nehmen Sie das nicht auf die leichte Schulter. Sprechen Sie uns an!

 

Beginnend mit einer Analyse der eigenen Unternehmensprozesse und der Erstellung eines voll umfänglichen Lastenheftes anhand von Soll-Prozessen, über den Vergleich von Systemhäusern, mündet das ERP-Projekt in der unternehmensweiten Implementierung der neuen Software, die mit einer Reihe von Systemtests sowie mit Projektkommunikationsmaßnahmen und Mitarbeiterschulungen verbunden ist. Ein methodisches Vorgehen ist hier das A und O. Auf diese Weise zahlt sich die Investition in ein neues ERP-System voll aus.

Mit einer eigens entwickelten Projektsystematik, die aus zwei Phasen und insgesamt zehn Einzelmodulen besteht, unterstützt agiplan Unternehmen dabei, das passende ERP-System zu finden und es erfolgreich in Betrieb zu nehmen. Unsere Kunden profitieren dabei vom methodischen Fachwissen unserer Berater und Projektmanager in der Prozessoptimierung, ihren umfangreichen Kenntnissen der IT-Branche sowie der Erfahrung aus einer Vielzahl realisierter IT-Projekte.

Ich freue mich über Ihre Nachricht und werde mich zeitnah bei Ihnen zwecks weiterer Absprachen melden.

mitarbeiter jkoenig

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  • Prozessanalyse & Definition von Soll-Prozessen
  • Erstellung eines Lastenheftes als Auswahlgrundlage
  • Fundierte ERP-Beratung: Standardlösungen vs. individuell programmierte Systeme
  • Unterstützung im Ausschreibeverfahren, Angebotsbewertung & Vergabeempfehlung
  • Begleitung von Vertragsverhandlungen
  • Erstellung eines realistischen Projektplans zur Einführung des ERP-Systems
  • Intensive Tests und Vorarbeiten vor Echtstart
  • Schnittstellenkoordination zu allen angrenzenden Systemen
  • Bedarfsgerechte Schulung der Mitarbeiter
  • Transparenz und Akzeptanz werden durch eine maßgeschneiderte Projektkommunikation erhöht
  • Auf den Unternehmensbedarf abgestimmte ERP-Auswahl
  • Verbesserung von Prozessen
  • Steigerung der Wertschöpfung
  • Hersteller- und systemunabhängige ERP-Beratung
  • Sicherstellung der Stammdatenqualität zum Echtstart
  • Fundierte Kenntnisse der IT-System-Branche
  • Sicherstellung des Projekterfolgs

Phase 1: Auswahl der passenden ERP-Software anhand definierter Soll-Prozesse

Zu Beginn des ERP-Auswahl-Prozesses steht die Frage nach dem individuellen Bedarf eines jeden Unternehmen. Hier gilt es, relevante Kernprozesse zu identifizieren, die mit Hilfe des neuen ERP-Systems verbessert werden sollen. Zwar soll die neue ERP-Software am Ende eine Vielzahl an Unternehmensprozessen abbilden, im Fokus stehen jedoch einige erfolgskritische Anforderungen, welche die „Unternehmens-DNA“ ausmachen. Auf Basis der definierten Soll-Prozesse und weiterer Anforderungen an das System sowie den Systempartner erstellt agiplan ein individuell zugeschnittenes Lastenheft, das als Grundlage der Auswahl dient. Je nach Ausgestaltung der Prozesslandschaft im Unternehmen kann es einerseits von Vorteil sein, Standardsysteme einzuführen, deren Funktionalitäten Standardvorlagen für optimierte Arbeitsabläufe liefern. Bei höherem Individualisierungsgrad der Unternehmensprozesse ist andererseits eine Softwareanpassung durch Programmierung oftmals die beste Lösung.

Die Auswahl des Systemanbieters erfolgt in drei Schritten: Auf Basis von Erfahrungswerten und Branchenkenntnissen generiert agiplan zunächst eine Vorauswahl, aus der die Projektpartner in enger Abstimmung drei in Frage kommende Systemhäuser für das Ausschreibeverfahren bestimmen. Während der Ausschreibung steht agiplan seinen Kunden stets beratend zur Seite, durch Begleitung der Anbieterpräsentationen, Bewertung der Angebote sowie durch eine umfangreiche Enddokumentation und abschließende Vergabeempfehlung. Als Ergebnis der Phase 1 stehen ein abgestimmter Vertrag mit dem passenden Systemhaus sowie ein realistischer Projektplan bis zum Go-Live.

Die Phasen des ERP-Auswahlverfahrens

Phase 2: Einführung des neuen ERP-Systems

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems unterstützt agiplan Unternehmen sowohl organisatorisch als auch in allen technischen Aspekten. Zum Start der Phase 2 ist es vor allem wichtig, mit allen Key-Usern ein verbindliches Projektziel abzustimmen und Termine und Kosten in einem Projektplan festzuhalten. Während der Feinspezifikation des Systems durch den Systemanbieter kontrollieren wir, ob alle Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt werden. Gleichzeitig sind wir als „Übersetzer“ an der Schnittstelle zwischen Prozess- und IT-Welt aktiv und helfen dabei, die Prozesslandschaft virtuell im System sowie in der Realität deckungsgleich abzubilden. Für die Testphase gilt grundsätzlich: Zu viel Testen ist gerade genug. Meist werden Dauer und Aufwand dieser Projektphasen unterschätzt. agiplan gewährleistet mit umfangreichen Testplänen sowie der Dokumentation und Auswertung von Ergebnissen, das alle Prüfungen gründlich durchgeführt und Fehler konsequent behoben werden. Darüber hinaus schulen die Berater von agiplan die Mitarbeiter des Unternehmens, denn intelligente Software benötigt intelligente Anwender.

Ist der Echtstart erreicht, heißt dies noch lange nicht, dass alle Systeme bereits ihre volle Leistung erbringen. Auch in der Post-Go-Live-Phase ist agiplan unterstützend an der Seite seiner Kunden: Wir konzipieren Messgrößen zur Bestimmung des Reifegrades und der Nutzung des Systems (Besteht noch Schulungsbedarf? Wie empfinden Mitarbeiter die Systemnutzung? Inwiefern haben sich Prozesszeiten verändert? Etc.), setzen Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Systemanbieter durch und nehmen bei Bedarf weitere Optimierungsmaßnahmen vor.

 

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